Para nós, criativos, a procrastinação pode custar um preço muito alto, atrapalhar o andamento dos projetos e destruir a nossa criatividade. Pensando nisso, resolvi escrever este post com algumas dicas de produtividade para designers.
E para uma leitura produtiva, aproveite para desligar seu celular, fechar as outras abas do seu navegador e deixar de lado qualquer outra coisa que possa tirar a sua atenção desse momento de aprendizado.
Só pra começar…
Você já passou um dia inteiro trabalhando e no final do expediente teve a sensação de que não fez nada?
Já acordou com tanta tarefa pendente que não sabia nem por onde começar?
Não sei você, mas eu já, e muito! Me sentia assim praticamente todos os dias, ficava procrastinando, pulando de tarefa em tarefa e tinha muita dificuldade para terminar o que havia começado.
Como isso prejudicava muito o meu rendimento no trabalho, resolvi pesquisar e estudar mais sobre produtividade.
Entre diversos artigos, vídeos e livros, cheguei a conclusão que o ideal é cada pessoa criar seu próprio método de produtividade.
Obviamente que você não vai fazer isso logo de cara, então recomendo iniciar com um método pronto, para depois ir adaptando conforme a sua própria realidade.
Dentre os conteúdos que estudei, recomendo muito o livro “Produtividade para quem quer tempo”, do Geronimo Theml. Gostei desse método em específico pela simplicidade e facilidade de implementação.
De qualquer forma, o mais importante é você ter a consciência de que ser produtivo é um processo contínuo, sem linha de chegada, onde há dias em que você está mais e outros que está menos produtivo.
Inseri neste texto as principais dicas que aplico e que funcionam muito bem para mim, e tenho a certeza de que se você aplicar em sua vida, seus dias vão passar a ser bem mais produtivos e, ao deitar para dormir, você vai conseguir relaxar com aquela sensação gostosa de dever cumprido.
Mas antes…
4 verdades sobre produtividade
Geronimo diz em seu livro que existem oito verdades libertadoras sobre produtividade. Não poderia deixar de publicar quatro delas aqui para você, pois acredito que seja fundamental no entendimento da produtividade para designers.
Vou dar uma breve resumida, e caso queira se aprofundar (o que eu recomendo muito), é só devorar o livro do Geronimo.
Ocupar-se não é produzir
Sabe aquela pergunta que fiz no início do texto?
Essa aqui: Você já passou um dia inteiro trabalhando e no final do expediente teve a sensação de que não fez nada?
Então, essa sensação significa que você passou o dia todo se ocupando, e não produzindo.
Produzir é realizar o que é mais importante na direção dos seus objetivos, é fazer o que mais vai trazer resultados para você.
Então pare de ficar secando gelo e faça o que realmente tem que ser feito!
As tarefas nunca vão terminar
É crucial saber o que é mais importante ser feito para gerar resultados, porque as tarefas “pendentes” nunca vão acabar.
Não importa o quanto você trabalhe, sempre vão existir tarefas pendentes, e isso não pode afetar a sua tranquilidade.
Portanto, aceite esse fato e reencontre a paz na sua vida.
Se você não tem agenda, acaba virando agenda dos outros
Pare de achar que você deve estar disponível para os outros todo o tempo, e que as tarefas devem ser resolvidas na hora que chegam.
Você não pode definir o seu dia conforme a demanda que chega de outras pessoas.
Geronimo define que as microdistrações são responsáveis por muito tempo perdido durante nossos dias, meses e anos, então você precisa combatê-las.
Você ainda vai ler aqui algumas dicas para ajudar a combater as microdistrações.
Mais importante que a velocidade é a direção
Sabe aquela frase clássica que o Gato Risonho falou para a Alice?
Essa aqui: Se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.
Significa que se você produzir, produzir e produzir ao máximo, mas na direção errada, de nada vai adiantar.
Saber onde se quer chegar é fundamental para realmente ser produtivo e andar na direção dos seus objetivos.
Então pare um pouco para pensar e refletir onde você quer chegar na sua carreira e na sua vida. Se precisar, peça a ajuda do Geronimo para realizar essa tarefa.
Abaixo, você vai conferir 5 dicas de produtividade para designers que vão ajudar você a aplicar de vez as 4 verdades sobre produtividade.
5 Dicas de Produtividade para Designers
Agora que você entendeu os 4 conceitos que apresentei acima, é hora de conhecer algumas dicas valiosas para você conseguir melhorar sua produção, concentração e foco.
Lembre-se que, assim como no design, menos é mais. Portanto, entenda que muitas vezes o simples pode funcionar perfeitamente bem.
Mais importante do que saber a melhor técnica ou utilizar a melhor ferramenta, você precisa saber gerenciar as suas prioridades.
Sempre antes de definir suas tarefas, reflita se você realmente precisa fazer aquilo, ou seja, se determinada tarefa ajuda você a ir na direção dos seus objetivos.
Com isso em mente, vamos para as dicas!
1. Faça listas
Para economizar (muita) energia e não ser a agenda dos outros, você precisa de planejamento.
A melhor forma que encontrei para planejar meus dias é fazendo listas.
Basicamente, defino no final do expediente do dia anterior ou no início do dia, de 3 a 5 tarefas para serem realizadas. O número varia de acordo com a complexidade das tarefas do dia.
Somente essa simples atitude já pode acabar com aquela sensação de que você tem tanta tarefa pendente que não sabe nem por onde começar.
Estudos dizem que, uma pessoa monotarefa produz 30% mais do que uma pessoa multitarefa. Com base nisso, procure sempre focar em uma tarefa por vez. Inicie determinada tarefa e não passe para outra até terminar o que foi previamente estipulado.
De tempo em tempo, reveja suas metas diárias e ajuste a seleção e divisão das tarefas semanais em cada dia.
Você pode fazer suas listas no papel, no bloco de notas de seu computador ou celular, ou em aplicativos como o Todoist.
Além de utilizar as listas, possuir uma rotina diária bem definida também vai contribuir com sua produtividade.
2. Acabe com as distrações
Estatísticas que considero bizarras nos mostram dados como o fato de que nós, brasileiros, usamos o celular em média 3 horas por dia.
Veja quanto tempo perdido. E o saldo aumenta quando botamos na conta o tempo que nosso cérebro leva para retomar o foco após cada distração do seu dia.
Por exemplo, você está escrevendo o conceito de um novo projeto de logotipo e chega uma mensagem via WhatsApp. Seu celular emite um alerta sonoro e, automaticamente, seu olhar muda de direção e você pega o telefone para ler.
Só o tempo da mudança de direção do olhar, a leitura da mensagem e a retomada do que você estava fazendo já é suficiente para ir matando a sua produtividade.
Portanto, na hora em que estou fazendo as minhas tarefas, eu basicamente deixo tudo desligado.
Eu desabilitei em meu celular todas as notificações dos apps. Nenhum e-mail, mensagem ou atualização em rede social atrapalha meu momento de produção.
Dependendo do dia, eu deixo até meu celular no modo avião, para garantir foco total.
O ideal é fazer o máximo para evitar que nada vai interromper você enquanto estiver realizando suas tarefas mais importantes.
E não se preocupe, o mundo não vai acabar se você não retornar as mensagens na mesma hora. Lembre-se: você quer ser responsável pelo seu dia ou quer ser a agenda dos outros?
Para ajudar, aqui vai uma dica de ouro retirada do livro “Trabalhe 4 Horas por Semana” de Tim Ferris. Determine 1 ou 2 horários do dia para ver e responder de uma vez só todas as solicitações de seu e-mail, WhatsApp e outras formas de contato que você utiliza.
3. Mantenha-se organizado
Algumas ações e melhorias podem ajudar de forma indireta na sua produtividade.
Qualquer tipo de desorganização pode consumir um pouco da energia do seu cérebro ao longo dos dias, portanto, recomendo que você passe a ser uma pessoa mais organizada como um todo.
Mantenha seu escritório e seu espaço de trabalho em ordem. Caso trabalhe em home office, a organização da sua casa também é importante. Um ambiente limpo e organizado passa uma sensação de leveza e tranquilidade, e você certamente vai se sentir melhor.
Procure também organizar de forma prática os arquivos em seu computador, isso ajuda a reduzir o tempo para encontrar e acessar os documentos e projetos no dia a dia.
4. Encontre o seu horário de maior produtividade
Quando falamos sobre produtividade para designers e profissionais criativos não podemos ser extremamente rígidos em algumas questões específicas, como a definição dos seus horários de produção.
Alguns profissionais indicam que devemos utilizar as nossas manhãs para produzir as tarefas que exigem mais foco e concentração. Mas, como já falei aqui, acredito que o ideal é você testar os horários e definir na prática em quais momentos do dia você é mais produtivo.
Só não recomendo que você não tenha um horário de produção definido. Trabalhar nas tarefas mais importantes um dia pela manha, outro pela noite e outro durante a tarde pode acabar prejudicando a sua performance no longo prazo.
Muitos designers gostam de trabalhar durante o período da noite. Se acredita ser o seu caso, teste essa opção também. Mas não recomendo que você troque o dia pela noite. Começar a produzir por volta de 20h e terminar por volta de meia noite pode ser uma boa opção.
5. Atenção para os prazos
Cuidado para não errar na hora de passar os prazos de conclusão dos projetos para seus clientes.
Pegar mais projetos em um prazo impossível de ser cumprido pode acabar com a sua tranquilidade. O dia tem somente 24 horas para todo mundo, e não adianta passar noites em claro para dar conta da demanda porque certamente o seu rendimento vai cair.
Uma boa opção é escalar parceiros para trabalhar em projetos complexos demais ou que não tem a ver com sua(s) especialidade(s).
Ferramentas que podem ajudar com a sua produtividade
Antes de finalizar o artigo, vou deixar aqui duas ferramentas que podem ajudar você a manter o foco no seu dia a dia de trabalho.
News Feed Erradicator
Se você trabalha com páginas e anúncios do Facebook, ou pelo menos divulga seus conteúdos e projetos na rede social, o News Feed Erradicator pode ser de muita utilidade para você, assim como é para mim.
Atualmente, eu atendo alguns clientes na área de social media, então todos os dias eu preciso utilizar o Facebook. O grande problema é que, em diversas vezes, você abre o Facebook e, quando nota, já passou mais de meia hora “rolando” o feed de notícias.
O News Feed Erradicator é uma extenção que você pode instalar em seu navegador para sumir com seu feed de notícias do Facebook. É maravilhoso!
Se você utiliza o Google Chrome como navegador, você pode acessar a extensão aqui. Caso utilize outro navegador, basta procurar no google com o nome do navegador e, caso não encontre exatamente essa extensão, você vai encontrar outra semelhante.
Técnica Pomodoro
A técnica pomodoro, criada nos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, é uma técnica de gerenciamento de tempo.
É uma técnica simples que consiste basicamente em trabalhar focado durante 25 minutos e descansar 5 minutos.
Francesco percebeu que conseguia render mais trabalhando em períodos mais curtos do que quando ficava horas e horas, sem pausas, em uma mesma tarefa.
O intuito não é acelerar o seu processo de trabalho, mas sim otimizá-lo. Dessa forma, você deve escolher uma única tarefa para realizar em cada pomodoro.
Elimine qualquer possível distração durante cada pomodoro. Se for preciso, volte o texto e leia novamente o trecho onde falo sobre as distrações. Isso é fundamental para aumentar a sua produtividade.
Após 4 sessões de pomodoro consecutivas, é hora de dar uma pausa maior, que deve ser de 15 a 30 minutos. Após a pausa, você pode repetir o processo de acordo com quantas horas deseja trabalhar focado no seu dia.
Um benefício da técnica pomodoro é que você vai passar a ter maior controle no tempo necessário que você precisa para realizar cada tarefa. Com esses dados, vai ficar até mais fácil definir quanto cobrar pelos projetos.
E como eu falo em praticamente todos os conteúdos aqui no blog, após dominar a técnica aproveite para otimizá-la conforme o que funciona melhor para você.
Portanto, se perceber que você rende mais focando 50 minutos consecutivos ao invés de 25, mude cada pomodoro para esse tempo. Mas procure manter a proporção de produção e descanso, que nesse caso ficaria 50 minutos de produção e 10 minutos de descanso.
Você pode utilizar um cronômetro qualquer, o site TomatoTimer, ou baixar algum aplicativo inspirado na técnica em seu smartphone. Existem vários, é só buscar por pomodoro na Apple Store ou Google Play.
Hora de aplicar
Agora que você leu minhas melhores dicas para acabar com a sua procrastinação diária, é hora de aplicar e ter resultados concretos.
Não seja muito duro com você mesmo. Você deve aplicar o que aprendeu pouco a pouco e ir aumentando a intensidade gradativamente, até se tornar um hábito.
E sobre hábito, eu recomendo que você leia o livro “O Poder do Hábito”, de Charles Duhigg, que acredito ser a principal obra sobre o assunto.
Por fim, dê recompensas a você mesmo. Após um dia muito produtivo, que tal assistir aquela série “bacanuda”, sair com amigos ou fazer qualquer outra atividade que você adora?
Espero que você tenha gostado das dicas sobre produtividade para designers. Aproveite para deixar seu comentário abaixo dizendo o que achou do conteúdo e como você está fazendo para produzir mais.
